Hệ thống xếp hàng điện tử
Định nghĩa cơ bản về hệ thống xếp hàng điện tử
Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là hệ thống xếp hàng điện tử ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa là giải pháp hiệu quả, văn minh, giúp cho việc giao dịch giữa đơn vị và khách hàng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, công bằng, chính xác, tạo sự thoải mái, an tâm của khách hàng, thể hiện cung cách phục vụ hướng đến khách hàng của đơn vị.
Hệ thống xếp hàng tự động ứng dụng tốt tại các trung tâm giao dịch như: hệ thống xếp hàng tự động tại ngân hàng, hệ thống gọi số thứ tự bệnh viện, phòng bán vé, phòng thu cước (điện thoại, điện lực, nước, các dịch vụ khác…), các cơ quan hành chính công có giao dịch với người dân, hải quan, cơ quan thuế, các trung tâm bán hàng, dịch vụ sửa chữa….
Hệ thống xếp hàng tự động là giải pháp hiệu quả, văn minh, giúp cho việc giao dịch giữa đơn vị và khách hàng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, công bằng, tạo sự thoải mái cho khách hàng, thể hiện cung cách phục vụ hiện đại trong thời đại 4.0.
Các chức năng chính của hệ thống xếp hàng tự động
Chức năng chung
- Màn hình cảm ứng điện dung đa điểm dùng lấy số thứ tự 17”;
- Tích hợp sẵn máy in nhiệt khổ giấy 80mm chiều rộng;
- Tích hợp sẵn máy quét QR code;
- Màn hình Tivi hiển thị số thứ tự theo quầy giao dịch 55” (hoặc 65”, 75” tùy khuôn viên);
- Hệ thống loa thông báo tại sảnh hoặc các khu vực có liên quan;
- Bảng số quầy giao dịch;
- Phần mềm gọi số, chuyển số, đánh giá chất lượng nhân viên… được cài đặt trực tiếp trên máy tính của giao dịch viên.
Chức năng quản trị
- Quản lý giao diện màn hình lấy số, thông tin dịch vụ;
- Có thể quản lý nhiều chi nhánh, phòng giao dịch, block, tầng;
- Giao diện dễ sử dụng và tùy chỉnh theo yêu cầu;
- Có thể cài đặt nhiều ngôn ngữ;
- Cho phép cấu hình và thay đổi nội dung mẫu phiếu in;
- Tự động thông báo khi có sự cố;
- Tự đồng bộ cơ sở dữ liệu;
- Tích hợp với các phần mềm khác;
- Có thể tích hợp thêm công nghệ nhận diện khách hàng (nếu khách hàng có yêu cầu).
Chức năng cho giao dịch viên
- Xử lý & gọi số tiếp theo;
- Gọi số tiếp theo (số chưa xử lý chuyển trạng thái chờ);
- Gọi lại số đang gọi hoặc số đã gọi đang ở trạng thái chờ;
- Chuyển quầy tự động (chuyển số đang gọi sang quyầy khác);
- Chuyển quầy chỉ định (chuyển số đang gọi sang quyầy khác);
- Tạm ngưng nhận cấp phát số (đóng quầy tạm thời/đóng theo lịch làm việc).
Tính hiệu quả của hệ thống xếp hàng tự động
Lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động sẽ giúp cho việc giao dịch với khách hàng tại các trung tâm giao dịch được diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, công bằng, văn minh lịch sự. Hệ thống hoạt động dựa trên nguyên tắc: Đến trước được phục vụ trước; tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch bằng hệ thống Bảng đèn điện tử và âm thanh tự động.
Với phần ứng dụng mở rộng, hệ thống còn cho phép ghi nhận cách đánh giá chất lượng phục vụ/ sản phẩm của khách hàng đối với từng nhân viên giao dịch tại quầy giao dịch, làm cơ sở lấy ý kiến của khách hàng theo các tiêu chí do mình đặt ra mà không phải tốn công, chi chí lớn để khảo sát ý kiến của khách hàng.
Ngoài ra, máy lấy số xếp hàng với phần mềm ứng dụng, hệ thống còn giúp cho lãnh đạo khu giao dịch giám sát được tình hình giao dịch tại trung tâm giao dịch do mình quản lý về mặt số liệu, dù đang ở bất kỳ nơi đâu như: số lượng khách hàng được phục vụ theo từng nhân viên, theo thời gian, thời gian chờ để được phục vụ của từng khách hàng, thời gian làm việc của từng nhân viên, số lượng khách hàng đến giao dịch theo từng dịch vụ…..dựa trên báo cáo thống kê này, quản lý trung tâm giao dịch có thể biết được toàn bộ quá trình giao dịch đang diễn ra, có kế hoạch phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với lượng khách hàng hiện có, đánh giá được chất lượng phục vụ của từng nhân viên, chất lượng của sản phẩm mình cung cấp chính xác theo ý kiến của khách hàng.
- Khắc phục tình trạng khách hàng tập trung, chen lấn, hỏi chen ngang tại các quầy giao dịch, bàn làm việc của nhân viên .
- Đảm bảo được thứ tự ưu tiên giao dịch của khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
- Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đơn vị.
- Đáp ứng tốt, hợp lý và nhanh chóng khi có sự đột biến về số lượng khách hàng đến giao dịch.
- Nâng cao năng suất, chất lượng, cung cách làm việc của nhân viên.
- Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên, lập kế họach phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với số lượng người giao dịch.
- Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho khách hàng.
- Khách hàng cảm thấy mình được phục vụ chu đáo, tốt hơn và được trân trọng hơn tương xứng với châm ngôn “Khách hàng là thượng đế”
- Tạo không gian giao dịch lịch sự, văn minh thể hiện cung cách phục vụ hướng đến khách hàng của đơn vị.
